Cara dan Syarat Membuat Akta Kelahiran Online dan Offline, Ini Panduannya

Akta kelahiran merupakan salah satu dokumen kependudukan penting yang wajib dimiliki setiap anak. Dokumen ini menjadi bukti resmi identitas seseorang, mulai dari nama, tempat dan tanggal lahir, hingga informasi mengenai orang tua. Karena itu, orang tua perlu memahami cara dan syarat membuat akta kelahiran agar pencatatan kelahiran anak tidak tertunda.

Kabar baiknya, pengurusan akta kelahiran kini semakin mudah. Masyarakat dapat mengajukan permohonan melalui layanan online yang disediakan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil), maupun datang langsung ke kantor pelayanan sesuai domisili.

Selain mengetahui prosedurnya, pemohon juga perlu menyiapkan dokumen persyaratan dengan benar. Kelengkapan berkas akan membantu proses verifikasi berjalan lancar sehingga akta kelahiran dapat diterbitkan tanpa harus berulang kali memperbaiki permohonan.

Apa Itu Akta Kelahiran dan Mengapa Penting?

Akta kelahiran adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh Disdukcapil sebagai bukti pencatatan peristiwa kelahiran seseorang. Dokumen ini memuat identitas penting, seperti nama, tempat dan tanggal lahir, serta informasi orang tua sesuai data yang tercatat.

Kepemilikan akta kelahiran memiliki sejumlah manfaat, antara lain:

• Menjadi bukti identitas dan status hukum anak.

• Menjadi salah satu persyaratan administrasi pendidikan.

• Mempermudah pengurusan BPJS Kesehatan dan layanan publik lainnya.

• Menjadi dokumen pendukung untuk pembuatan Kartu Identitas Anak (KIA).

• Membantu memastikan identitas anak tercatat dalam administrasi kependudukan nasional.

Pencatatan kelahiran juga merupakan bagian dari perlindungan hak sipil anak. Oleh karena itu, orang tua sebaiknya segera mengurus dokumen tersebut setelah kelahiran.

Syarat Membuat Akta Kelahiran Terbaru

Sebelum mengajukan permohonan, pastikan seluruh dokumen persyaratan sudah disiapkan. Persyaratan dapat menyesuaikan kondisi keluarga dan ketentuan pelayanan Disdukcapil masing-masing daerah.

Berikut dokumen yang umumnya diperlukan untuk membuat akta kelahiran:

1. Surat keterangan kelahiran dari rumah sakit, puskesmas, klinik, dokter, bidan, atau penolong kelahiran.

2. Buku nikah atau akta perkawinan orang tua sebagai bukti perkawinan yang sah.

3. Kartu Keluarga (KK) orang tua untuk pencocokan data dan pencatatan anggota keluarga.

4. KTP elektronik orang tua sebagai dokumen identitas.

5. Data dua orang saksi yang mengetahui peristiwa kelahiran sesuai ketentuan formulir pelayanan.

6. SPTJM kebenaran data kelahiran, apabila tidak memiliki surat keterangan kelahiran.

7. SPTJM kebenaran sebagai pasangan suami istri, apabila persyaratan bukti perkawinan tidak dapat dilampirkan dan kondisi tersebut memenuhi ketentuan.

Persyaratan Khusus untuk Kondisi Tertentu

Ada beberapa kondisi yang membutuhkan dokumen tambahan ketika mengurus akta kelahiran.

Anak yang lahir di luar perkawinan yang tercatat

Pencatatan kelahiran tetap dapat dilakukan. Apabila tidak tersedia bukti perkawinan orang tua, pencatatan dilakukan sesuai ketentuan administrasi kependudukan, termasuk pencatatan sebagai anak seorang perempuan.

Anak yang tidak diketahui asal-usul orang tuanya

Pemohon dapat diminta melampirkan berita acara pemeriksaan kepolisian dan dokumen pendukung sesuai ketentuan pencatatan kelahiran.

Orang tua merupakan warga negara asing

Dokumen perjalanan atau paspor orang tua dapat diperlukan sebagai bagian dari persyaratan administrasi.

Perlu diperhatikan, tidak semua pemohon harus menyerahkan seluruh dokumen tambahan tersebut. Persyaratan ditentukan berdasarkan kondisi kelahiran dan status administrasi keluarga.

Cara Membuat Akta Kelahiran Secara Online

Pengurusan akta kelahiran secara online dapat menjadi pilihan bagi masyarakat yang ingin menghemat waktu dan tidak perlu mengantre di kantor pelayanan.

Namun, perlu diketahui bahwa aplikasi atau portal pengajuan tidak selalu sama di setiap daerah. Masyarakat harus menggunakan kanal resmi yang disediakan Disdukcapil kabupaten atau kota masing-masing.

Berikut tahapan umum pengajuan akta kelahiran secara online:

1. Buka situs resmi Disdukcapil kabupaten atau kota sesuai domisili.

2. Cari menu pelayanan administrasi kependudukan atau pencatatan kelahiran.

3. Buat akun apabila diwajibkan oleh sistem pelayanan.

4. Pilih layanan penerbitan akta kelahiran.

5. Isi formulir permohonan menggunakan data yang sesuai dengan dokumen kependudukan.

6. Unggah dokumen persyaratan dalam format yang diminta.

7. Periksa kembali seluruh informasi sebelum mengirim permohonan.

8. Simpan nomor registrasi atau bukti pengajuan.

9. Pantau proses verifikasi melalui akun atau kanal informasi resmi.

10. Setelah permohonan disetujui, unduh dokumen elektronik apabila sudah diterbitkan.

Cara Mengunduh dan Mencetak Akta Kelahiran

Setelah proses pengajuan dinyatakan selesai, pemohon biasanya mendapatkan pemberitahuan melalui kanal komunikasi yang terdaftar.

Jika Disdukcapil menerbitkan dokumen dalam bentuk elektronik, pemohon dapat mengunduh file akta kelahiran yang telah dilengkapi tanda tangan elektronik pejabat berwenang.

Dokumen tersebut dapat dicetak secara mandiri menggunakan kertas sesuai ketentuan yang berlaku. Pastikan file asli tersimpan dengan baik agar mudah digunakan kembali ketika dibutuhkan.

Cara Membuat Akta Kelahiran Secara Offline

Bagi masyarakat yang belum terbiasa menggunakan layanan digital, pengurusan akta kelahiran secara langsung tetap bisa dilakukan.

Pemohon dapat mendatangi kantor Disdukcapil atau tempat pelayanan administrasi kependudukan yang ditunjuk pemerintah daerah.

Berikut langkah-langkahnya:

1. Siapkan seluruh dokumen persyaratan pembuatan akta kelahiran.

2. Datangi kantor Disdukcapil sesuai domisili atau lokasi pelayanan yang ditentukan.

3. Ambil nomor antrean pelayanan pencatatan sipil jika diperlukan.

4. Sampaikan permohonan penerbitan akta kelahiran kepada petugas.

5. Serahkan formulir dan dokumen persyaratan.

6. Tunggu pemeriksaan serta verifikasi data oleh petugas.

7. Lengkapi atau perbaiki berkas apabila terdapat kekurangan.

8. Tunggu proses penerbitan dokumen hingga selesai.

9. Ambil akta kelahiran atau ikuti petunjuk penyerahan dokumen dari petugas.

Untuk menghindari kunjungan berulang, sebaiknya periksa terlebih dahulu persyaratan dan jam operasional kantor Disdukcapil yang dituju.

Berapa Lama Proses Pembuatan Akta Kelahiran?

Waktu penerbitan akta kelahiran bergantung pada standar pelayanan Disdukcapil di masing-masing daerah.

Sebagai gambaran, sejumlah standar pelayanan Disdukcapil menetapkan penyelesaian dalam satu hingga beberapa hari kerja setelah dokumen dinyatakan lengkap dan diterima petugas.

Karena itu, masyarakat tidak perlu berpatokan pada klaim bahwa seluruh pengajuan akta kelahiran pasti selesai dalam dua hari. Untuk mengetahui estimasi yang tepat, periksa informasi layanan resmi daerah masing-masing.

Apakah Membuat Akta Kelahiran Gratis?

Ya, pengurusan dan penerbitan akta kelahiran di Indonesia tidak dipungut biaya.

Ketentuan tersebut tercantum dalam Pasal 79A Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Administrasi Kependudukan. Pasal tersebut menegaskan bahwa pengurusan dan penerbitan dokumen kependudukan tidak dipungut biaya. 

Dengan demikian, masyarakat tidak perlu membayar biaya administrasi untuk memperoleh akta kelahiran melalui jalur pelayanan resmi.

Jika ada pihak yang meminta pembayaran untuk mempercepat penerbitan dokumen, masyarakat sebaiknya melakukan konfirmasi kepada Disdukcapil.

Batas Waktu Mengurus Akta Kelahiran

Orang tua dianjurkan segera melaporkan kelahiran anak setelah proses persalinan. Berdasarkan Pasal 27 UU Nomor 24 Tahun 2013, kelahiran wajib dilaporkan paling lambat 60 hari sejak tanggal kelahiran.

Namun, bagaimana jika pengurusan akta kelahiran terlambat?

Masyarakat tetap dapat mengajukan pencatatan kelahiran meskipun sudah melewati batas waktu tersebut.

Berdasarkan Pasal 32 UU Nomor 24 Tahun 2013, pencatatan dan penerbitan akta kelahiran yang dilaporkan setelah 60 hari dilaksanakan setelah mendapatkan keputusan Kepala Instansi Pelaksana setempat.

Artinya, keterlambatan tidak membuat anak kehilangan hak untuk memperoleh akta kelahiran. Selain itu, ketentuan nasional tersebut tidak lagi menetapkan denda keterlambatan seperti aturan sebelumnya. 

Tips agar Pengajuan Akta Kelahiran Tidak Ditolak

Supaya proses pengurusan berjalan lancar, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum mengajukan permohonan.

• Pastikan nama anak sudah sesuai dengan dokumen keluarga.

• Periksa kesesuaian NIK dan data orang tua.

• Gunakan dokumen yang jelas dan dapat dibaca.

• Pastikan surat keterangan kelahiran berasal dari pihak yang berwenang.

• Periksa kembali seluruh formulir sebelum dikirim.

• Gunakan situs atau aplikasi resmi Disdukcapil.

• Simpan bukti pengajuan hingga dokumen selesai diterbitkan.

Jika terdapat perbedaan data antara KTP, KK, dan dokumen lainnya, sebaiknya konsultasikan terlebih dahulu kepada petugas agar tidak menghambat proses penerbitan.

Kesimpulan

Cara dan syarat membuat akta kelahiran sebenarnya cukup mudah selama masyarakat menyiapkan dokumen yang diperlukan. Pengajuan dapat dilakukan secara online melalui layanan resmi Disdukcapil atau secara offline dengan mendatangi kantor pelayanan.

Pembuatan akta kelahiran juga gratis berdasarkan UU Nomor 24 Tahun 2013. Orang tua dianjurkan melaporkan kelahiran maksimal 60 hari setelah anak lahir agar proses pencatatan dapat dilakukan sesuai ketentuan.

Masyarakat perlu memastikan informasi persyaratan, aplikasi, dan estimasi penyelesaian melalui Disdukcapil setempat karena teknis pelayanan dapat berbeda di setiap daerah.