Cara Ganti KTP Rusak Secara Online dan Manual, Ini Syaratnya

KTP elektronik (e-KTP) yang rusak, patah, atau tulisannya mulai pudar bisa diganti tanpa harus membuat identitas baru dari awal. Masyarakat dapat mengajukan penggantian melalui Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil), baik secara langsung maupun melalui layanan online jika tersedia di daerah masing-masing.

Cara ganti KTP rusak secara online dan manual sebenarnya cukup mudah. Pemohon hanya perlu menyiapkan dokumen persyaratan, mengikuti prosedur yang berlaku, lalu menunggu proses verifikasi hingga KTP pengganti selesai diterbitkan. Namun, mekanisme pengajuan dan pengambilan dokumen bisa berbeda antara satu daerah dan daerah lainnya.

Agar tidak bolak-balik ke kantor pelayanan, penting untuk mengetahui persyaratan yang harus disiapkan sebelum mengajukan permohonan. Berikut panduan lengkap mengenai syarat, langkah pengurusan, serta hal-hal yang perlu diperhatikan saat mengganti KTP yang rusak pada 2026.

Syarat Ganti KTP Rusak Terbaru

Penggantian KTP yang rusak memiliki prosedur tersendiri dalam administrasi kependudukan. Ketentuan dasarnya tercantum dalam Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2018 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.

Dalam Pasal 21, penggantian KTP elektronik karena rusak atau hilang termasuk dalam pelayanan penerbitan KTP elektronik. Untuk kasus KTP rusak, dokumen utama yang perlu disiapkan adalah KTP yang rusak dan Kartu Keluarga (KK).

Berikut dokumen yang perlu dipersiapkan:

• KTP elektronik lama yang rusak.

• Kartu Keluarga (KK) sebagai dokumen pendukung.

• Dokumen tambahan atau formulir permohonan apabila dipersyaratkan oleh Disdukcapil setempat.

Sebaiknya bawa dokumen asli dan salinannya jika mengurus secara langsung. Untuk pengajuan online, siapkan hasil pindai atau foto dokumen yang jelas dan mudah dibaca.

Syarat Ganti KTP Rusak untuk Warga Negara Asing

Warga negara asing (WNA) yang memiliki izin tinggal tetap dan KTP elektronik juga dapat mengajukan penggantian sesuai ketentuan administrasi kependudukan.

Dokumen yang perlu disiapkan meliputi:

• KTP elektronik yang rusak.

• Dokumen perjalanan.

• Kartu izin tinggal tetap (ITAP).

Pemohon tetap perlu mengikuti ketentuan dan mekanisme pelayanan yang berlaku di kantor Disdukcapil setempat.

Cara Ganti KTP Rusak Secara Manual

Bagi masyarakat yang ingin mengurus langsung, penggantian KTP rusak dapat dilakukan melalui Disdukcapil atau unit pelayanan administrasi kependudukan yang ditunjuk oleh pemerintah daerah.

Tidak semua daerah mewajibkan pemohon datang ke kelurahan terlebih dahulu. Karena itu, pastikan alur pelayanan di wilayah tempat tinggal sebelum berangkat.

Berikut langkah-langkah yang bisa dijadikan panduan:

1. Siapkan KTP Rusak dan Kartu Keluarga

Pastikan KTP lama yang rusak masih dibawa karena dokumen tersebut menjadi bukti bahwa pemohon telah memiliki identitas yang perlu diganti. Siapkan juga KK untuk membantu petugas memeriksa kesesuaian data kependudukan.

2. Datangi Kantor Pelayanan yang Berwenang

Kunjungi kantor Disdukcapil kabupaten atau kota sesuai domisili administrasi. Jika pemerintah daerah menyediakan pelayanan melalui kecamatan atau gerai layanan kependudukan, pemohon dapat mengikuti mekanisme yang ditetapkan di wilayah tersebut.

Sebelum datang, periksa informasi jam operasional, persyaratan, serta kemungkinan perlunya mengambil nomor antrean.

3. Serahkan Dokumen untuk Diverifikasi

Sampaikan permohonan penggantian KTP rusak kepada petugas dan serahkan dokumen yang diminta. Petugas akan memeriksa kelengkapan berkas serta mencocokkan data identitas dengan sistem administrasi kependudukan.

Jika terdapat data yang tidak sesuai, petugas dapat meminta klarifikasi atau dokumen tambahan.

4. Tunggu Proses Penerbitan KTP Pengganti

Apabila persyaratan sudah lengkap dan data dinyatakan sesuai, permohonan akan diproses berdasarkan prosedur yang berlaku. Untuk penggantian karena kerusakan, perekaman biometrik ulang pada umumnya tidak diperlukan selama data pemohon tetap sesuai dan tidak ada perubahan yang mengharuskan pembaruan.

5. Ambil KTP Setelah Selesai

Ikuti petunjuk petugas mengenai waktu dan tempat pengambilan KTP pengganti. Sebagian daerah mungkin menyediakan pemberitahuan melalui layanan digital atau mekanisme pengambilan lainnya.

Pastikan nama, NIK, alamat, dan informasi lain pada KTP baru sudah benar sebelum meninggalkan tempat pelayanan.

Cara Ganti KTP Rusak Secara Online

Selain datang langsung, masyarakat dapat mengurus penggantian KTP rusak melalui layanan administrasi kependudukan online apabila fasilitas tersebut tersedia di daerahnya.

Layanan digital biasanya membantu pemohon mengirimkan berkas tanpa harus mengawali proses dengan datang ke kantor. Meski demikian, pengajuan online tidak selalu berarti KTP dapat dikirim ke rumah karena pengambilan dokumen mengikuti kebijakan masing-masing daerah.

Berikut tahapan umum yang dapat dilakukan.

1. Siapkan Dokumen Digital

Foto atau pindai KTP yang rusak dan Kartu Keluarga. Pastikan gambar tidak buram, tidak terpotong, serta menampilkan informasi yang diperlukan dengan jelas.

Simpan dokumen dalam format yang diterima oleh situs atau aplikasi pelayanan daerah.

2. Buka Situs Resmi Disdukcapil

Akses situs resmi Disdukcapil kabupaten atau kota sesuai domisili. Cari menu pelayanan online, administrasi kependudukan, atau penggantian KTP elektronik.

Untuk warga Kota Medan, salah satu alamat yang disebutkan dalam informasi pelayanan adalah https://disdukcapil.pemkomedan.go.id/. Periksa kembali ketersediaan layanan dan alamat portal melalui kanal resmi pemerintah daerah sebelum mengunggah dokumen.

3. Isi Formulir Permohonan

Lengkapi informasi yang diminta, seperti NIK, nomor KK, nama lengkap, dan data lain yang relevan. Masukkan data sesuai dokumen kependudukan agar proses verifikasi berjalan lancar.

Periksa kembali seluruh isian sebelum mengirim permohonan.

4. Unggah Dokumen dan Kirim Pengajuan

Unggah foto atau hasil pindai dokumen sesuai petunjuk portal. Setelah itu, kirim permohonan dan simpan nomor registrasi atau bukti pengajuan apabila sistem menyediakannya.

Hindari mengirimkan data pribadi melalui tautan yang tidak jelas atau situs yang bukan kanal resmi pemerintah.

5. Pantau Status Permohonan

Tunggu pemeriksaan berkas oleh petugas Disdukcapil. Jika terdapat dokumen yang kurang jelas atau persyaratan tambahan, ikuti instruksi yang diberikan melalui kanal resmi.

Lama proses dapat berbeda sesuai kebijakan daerah, antrean pelayanan, dan kelengkapan dokumen.

6. Ambil KTP Sesuai Petunjuk

Setelah permohonan disetujui dan KTP selesai diterbitkan, ikuti petunjuk pengambilan dari Disdukcapil. Jangan berasumsi bahwa semua layanan online menyediakan pengiriman ke alamat rumah.

Apakah Ganti KTP Rusak Harus Foto dan Rekam Sidik Jari Lagi?

Pada umumnya, penggantian KTP elektronik karena kerusakan tidak mengharuskan perekaman biometrik dari awal apabila data yang tersimpan masih sesuai dan tidak ada perubahan identitas yang memerlukan pembaruan.

Artinya, pemohon biasanya tidak perlu melakukan pengambilan foto, perekaman sidik jari, atau tanda tangan ulang hanya untuk mengganti kartu yang rusak. Namun, keputusan akhir tetap mengikuti hasil pemeriksaan petugas dan kondisi data dalam sistem administrasi kependudukan.

Jika foto sudah tidak sesuai, data identitas berubah, atau terdapat persoalan pada rekaman biometrik, petugas dapat memberikan arahan lebih lanjut sesuai ketentuan yang berlaku.

Berapa Biaya Mengganti KTP Rusak?

Penggantian KTP elektronik karena rusak pada dasarnya tidak dipungut biaya atau gratis. Hal ini sejalan dengan ketentuan pelayanan administrasi kependudukan dalam Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan.

Masyarakat sebaiknya berhati-hati jika ada pihak yang meminta pembayaran untuk penerbitan KTP pengganti. Untuk memastikan prosedur dan ketentuan yang berlaku, tanyakan langsung kepada Disdukcapil setempat melalui kanal resmi.

Tips Agar Pengurusan KTP Rusak Berjalan Lancar

Ada beberapa hal yang bisa dilakukan agar permohonan tidak tertunda.

• Periksa kelengkapan KTP lama dan KK sebelum mengajukan permohonan.

• Pastikan data NIK, nama, dan nomor KK sesuai dengan dokumen resmi.

• Gunakan situs atau aplikasi pelayanan yang benar-benar dikelola pemerintah daerah.

• Simpan bukti pengajuan online untuk memudahkan pengecekan status.

• Konfirmasikan prosedur pengambilan, persyaratan tambahan, dan estimasi penyelesaian kepada petugas resmi.

• Jangan mengunggah dokumen kependudukan ke situs yang tidak jelas atau membagikan NIK kepada pihak yang tidak berkepentingan.

Kesimpulan

Cara ganti KTP rusak secara online dan manual dapat dilakukan melalui layanan Disdukcapil sesuai domisili administrasi. Dokumen utama yang perlu disiapkan adalah KTP lama yang rusak dan Kartu Keluarga, sedangkan prosedur pengajuan dapat berbeda sesuai kebijakan daerah.

Jika tersedia, layanan online bisa menjadi pilihan praktis untuk mengirimkan dokumen dan memantau permohonan. Sementara itu, pengurusan langsung dapat dipilih oleh masyarakat yang ingin berkonsultasi dengan petugas. Sebelum mengajukan permohonan, pastikan informasi persyaratan dan alur pelayanan melalui kanal resmi Disdukcapil agar proses penggantian KTP berjalan lancar.